Facturas de provedor IA
Chegan en PDF, cada unha co seu formato. Léense, extráense os importes e métense no teu programa de contabilidade xa clasificadas.
O máis pedido
Automatización de procesos
Deixa de teclear o mesmo dúas veces
Se alguén do teu equipo copia datos dun sitio a outro, manda o mesmo correo todas as semanas ou pasa as facturas a man ao Excel, iso pódese automatizar. Non é maxia nin fai falta cambiar de programas: conéctase o que xa tes.
Se o aforro non paga o traballo, dígocho e non o facemos.
Que significa automatizar, en concreto
Un exemplo real e aburrido: o que pasa entre que entra un pedido e que sae a factura. Cada caixa é un paso; as grises faias unha persoa.
Agora ≈ 11 min por pedido
Chega o pedidocorreo ou WhatsApp
Apúntase no Excela man, 3 min
Mírase o stocknoutro programa
Avísase o clientecorreo escrito a man
Faise a facturareescribindo os datos
Despois ≈ 40 seg, e só se algo falla
Chega o pedidoigual que antes
Rexístrase sóe desconta stock
Cliente avisadoco seu prazo real
Factura emitidano teu programa
Ti só revisaso que quede raro
O último paso segue sendo teu a propósito. Unha automatización que ninguén revisa acaba metendo erros durante meses sen que se entere ninguén.
Bótalle a conta antes de chamarme
Automatizar custa diñeiro e non sempre sae a conta. Move as tres barras e sae de dúbidas: se o número non xustifica o traballo, mellor sábelo agora.
Sumando todas as persoas que a tocan.
Salario bruto por hora máis seguridade social. Se é o teu tempo, conta o que facturas.
Case nunca é o 100 %: sempre queda revisar e os casos raros.
O que che custa ao ano
—
—
Horas que recuperas—
Ao mes—
Págase en—
—
A conta é sinxela a propósito: horas × custo × 52 semanas × a parte automatizable. Para o «págase en» tomo como referencia 1.200 €, que é o que adoita custar automatizar un proceso concreto de principio a fin. Os que tocan varios programas á vez vanse a 2.000 € ou máis. O teu caso só se sabe despois de miralo, e dóucho cerrado por escrito antes de empezar.
O que se automatiza na práctica
Non son ideas: son as tarefas que máis me piden. As marcadas con IA necesitan un modelo de linguaxe porque hai que entender texto libre; as demais son regras e conexións.
Pedidos e albarás
Do correo ou da web á túa xestión, con stock descontado e aviso ao cliente co prazo real.
Sen reescribir nada
Citas e recordatorios
Confirmación ao reservar e recordatorio o día antes por WhatsApp. É o que máis reduce os plantóns.
Menos ocos baleiros
Informes que ninguén quere facer
O resumo do luns, o peche de mes, o listado para o xestor. Xéranse sos e chegan ao teu correo.
Do venres á tarde ao automático
Clasificar e contestar correos IA
Léense, ordénanse por tipo e urxencia, e os repetitivos contéstanse cun borrador que ti aprobas.
A bandexa, ordenada
Que os teus programas se falen
TPV con xestión, web con almacén, formulario con CRM. A ponte que hoxe é unha persoa copiando.
Cero dobre teclado
Orzamentos repetitivos
Se os teus orzamentos seguen sempre a mesma lóxica de prezos, xéranse desde un formulario nun minuto.
De media hora a un minuto
Avisos antes de que sexa tarde
Stock baixo, factura sen cobrar a 30 días, cliente que non volve. Entéraste cando aínda podes facer algo.
Deixa de vixiar ti
Resumir reunións e notas IA
Da gravación ou das notas soltas a un resumo con tarefas e responsables. Útil se traballas a obra ou a visita.
Sen pasar notas a limpo
Non todo necesita intelixencia artificial
É a parte onde máis se infla o orzamento neste sector, así que o digo claro: a maioría do que lle sobra a un negocio pequeno arránxase con regras, e as regras son máis baratas, máis rápidas e non se equivocan.
Con regras
Se pasa isto, fai aquilo. Predicible ao cen por cen.
- Mover datos entre programas
- Xerar facturas, informes e albarás
- Avisos por data, importe ou cantidade
- Recordatorios de cita e seguimentos
Máis barato, instantáneo e sen custo por uso. Se o teu caso entra aquí, aquí queda.
Con IA
Cando hai que entender texto ou imaxes que veñen desordenados.
- Ler facturas e tíckets de calquera formato
- Clasificar correos e mensaxes polo que din
- Redactar borradores coa túa forma de escribir
- Resumir documentos longos ou gravacións
Ten custo por uso e equivócase de cando en vez, así que sempre leva un paso de revisión humana. Nunca a poño a decidir soa sobre diñeiro.
Con que se conecta
Se o que usas ten forma de conectarse, conéctase. Se non a ten, compróboo antes de prometer nada — e dígoche que non se non se pode.
HoldedFacturaDirectaOdooSage
A3 / Wolters KluwerExcel e SheetsGmail / Outlook
WhatsApp BusinessGoogle CalendarStripeRedsys
WooCommerceShopifyVerifactu / TicketBAICorreos e MRW
Dúbidas razoables
Vou ter que despedir alguén?
Nos negocios pequenos cos que traballo, non: o que pasa é que esa persoa deixa de facer o aburrido e ponse a facer o que fai falta, que case sempre é atender mellor os clientes ou cobrar o que está pendente. Se o teu plan é reducir persoal, tampouco che vou mentir: dependerá de canta porcentaxe do posto era teclear. Pero convén dicilo antes de empezar, porque o equipo entérase e a automatización necesita que colaboren.
E se a automatización se equivoca?
Equivócase, antes ou despois. Por iso todo o que monto leva tres cousas: un rexistro de que fixo e cando, un aviso cando algo non encaixa en lugar de seguir adiante, e un paso final de revisión humana no que toca diñeiro. O perigoso non é que falle, é que falle en silencio.
Teño un programa antigo que non se conecta con nada.
Pasa moito, e ás veces pódese igual. Hai tres vías: se o programa exporta a Excel ou CSV, con iso abonda; se ten base de datos accesible, léese de aí; e se non hai nada, queda automatizar a parte de arredor e deixar ese programa como illa. O que non vou facer é venderche unha integración imposible. Dime cal é e mírollo antes de orzar.
Canto custa e canto tarda?
Un proceso concreto e ben delimitado adoita estar entre as dúas e as catro semanas. O prezo depende de cantos sistemas haxa que tocar, así que empezo cunha análise curta e de custo fixo que termina cun orzamento cerrado por escrito. Se o aforro que sae da calculadora de arriba non paga ese orzamento en menos dun ano, recoméndoche non facelo.
Os datos do meu negocio acaban en mans dunha IA?
Só o que sexa imprescindible para a tarefa, e dígoche exactamente que. Cando hai que usar un modelo, traballo con provedores que non adestran cos datos dos seus clientes de pago, e para o sensible pódese usar un modelo que corra no teu propio servidor, aínda que sae máis caro. E moitas veces a resposta é que non fai falta IA ningunha, co cal o problema desaparece.
Quen o mantén despois?
As automatizacións rompen cando o programa da outra punta cambia algo, e iso pasa un par de veces ao ano. Vai cun mes de axustes incluído e, se queres, mantemento mensual que cobre vixialo e arranxalo. Sen mantemento tamén funciona, pero o día que rompa veralo ti antes que eu — por iso os avisos son parte da montaxe.
Só teño unha tarefa pequena. Paga a pena molestarte?
Si, e de feito é a mellor forma de empezar. Unha automatización pequena que funciona vale máis que un plan grande que nunca arranca, e serve para comprobar se nos entendemos traballando antes de meterse en algo gordo.
Falemos
Cóntame que se fai a man
Non fai falta que saibas como se resolve. Con que me describas a tarefa, quen a fai e canto tempo leva, xa podo dicirche se se automatiza e por onde empezar.