Faturas de fornecedor IA
Chegam em PDF, cada uma com o seu formato. Leem-se, extraem-se os valores e entram no seu programa de contabilidade já classificadas.
O mais pedido
Automatização de processos
Deixe de digitar o mesmo duas vezes
Se alguém da tua equipa copia dados de um lado para o outro, envia o mesmo email todas as semanas ou passa as faturas à mão para o Excel, isso pode ser automatizado. Não é magia nem é preciso mudar de programas: liga-se o que já tens.
Se a poupança não pagar o trabalho, digo-lho e não o fazemos.
O que significa automatizar, concretamente
Um exemplo real e chato: o que acontece entre entrar uma encomenda e sair a fatura. Cada caixa é um passo; as cinzentas fá-las uma pessoa.
Agora ≈ 11 min por encomenda
Chega a encomendaemail ou WhatsApp
Aponta-se no Excelà mão, 3 min
Vê-se o stocknoutro programa
Avisa-se o clienteemail escrito à mão
Faz-se a faturaa reescrever os dados
Depois ≈ 40 seg, e só se algo falhar
Chega a encomendaigual a antes
Regista-se apenase desconta stock
Cliente avisadocom o seu prazo real
Fatura emitidano teu programa
Você só revêo que ficar estranho
O último passo continua a ser seu de propósito. Uma automatização que ninguém revê acaba a meter erros durante meses sem que ninguém se dê conta.
Faça a conta antes de me ligar
Automatizar custa dinheiro e não compensa sempre. Mexa nas três barras e saia de dúvidas: se o número não justifica o trabalho, é melhor sabê-lo agora.
Somando todas as pessoas que nela mexem.
Salário bruto por hora mais segurança social. Se for o seu tempo, conte o que fatura.
Quase nunca é 100 %: fica sempre a revisão e os casos raros.
O que te custa por ano
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Horas que recuperas—
Ao mês—
Paga-se em—
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A conta é simples de propósito: horas × custo × 52 semanas × a parte automatizável. Para o «paga-se em» tomo como referência 1.200 €, que é o que costuma custar automatizar um processo concreto de princípio a fim. Os que mexem em vários programas ao mesmo tempo vão aos 2.000 € ou mais. O seu caso só se sabe depois de o olhar, e dou-lho fechado por escrito antes de começar.
O que se automatiza na prática
Não são ideias: são as tarefas que mais me pedem. As marcadas com IA precisam de um modelo de linguagem porque há que entender texto livre; as restantes são regras e ligações.
Encomendas e guias de remessa
Do email ou do site à sua gestão, com stock descontado e aviso ao cliente com o prazo real.
Sem reescrever nada
Marcações e lembretes
Confirmação ao reservar e lembrete no dia anterior por WhatsApp. É o que mais reduz as faltas.
Menos horários vazios
Relatórios que ninguém quer fazer
O resumo da segunda-feira, o fecho do mês, a listagem para o contabilista. Geram-se sozinhos e chegam ao seu email.
Da tarde de sexta ao automático
Classificar e responder a emails IA
Leem-se, ordenam-se por tipo e urgência, e os repetitivos respondem-se com um rascunho que você aprova.
A caixa de entrada, arrumada
Que os seus programas se falem
POS com gestão, site com armazém, formulário com CRM. A ponte que hoje é uma pessoa a copiar.
Zero dupla digitação
Orçamentos repetitivos
Se os seus orçamentos seguem sempre a mesma lógica de preços, geram-se a partir de um formulário num minuto.
De meia hora a um minuto
Avisos antes de ser tarde
Stock baixo, fatura sem cobrar a 30 dias, cliente que não volta. Fica a saber quando ainda pode fazer algo.
Deixe de vigiar você
Resumir reuniões e apontamentos IA
Da gravação ou dos apontamentos soltos a um resumo com tarefas e responsáveis. Útil se trabalha por obra ou por visita.
Sem passar apontamentos a limpo
Não é tudo que precisa de inteligência artificial
É a parte onde mais se inflaciona o orçamento neste setor, por isso digo-o claro: a maioria do que sobra a um negócio pequeno resolve-se com regras, e as regras são mais baratas, mais rápidas e não se enganam.
Com regras
Se acontece isto, faz aquilo. Previsível a cem por cento.
- Mover dados entre programas
- Gerar faturas, relatórios e guias de remessa
- Avisos por data, valor ou quantidade
- Lembretes de marcação e seguimentos
Mais barato, instantâneo e sem custo por uso. Se o seu caso couber aqui, aqui fica.
Com IA
Quando é preciso entender texto ou imagens que vêm desordenados.
- Ler faturas e recibos de qualquer formato
- Classificar emails e mensagens pelo que dizem
- Redigir rascunhos com a sua forma de escrever
- Resumir documentos longos ou gravações
Tem custo por uso e engana-se de vez em quando, por isso leva sempre um passo de revisão humana. Nunca a ponho a decidir sozinha sobre dinheiro.
Com o que se liga
Se o que usa tiver forma de se ligar, liga-se. Se não a tiver, verifico-o antes de prometer nada — e digo-lhe que não se não for possível.
HoldedFacturaDirectaOdooSage
A3 / Wolters KluwerExcel e SheetsGmail / Outlook
WhatsApp BusinessGoogle CalendarStripeRedsys
WooCommerceShopifyVerifactu / TicketBAICorreos e MRW
Dúvidas razoáveis
Vou ter de despedir alguém?
Nos negócios pequenos com que trabalho, não: o que acontece é que essa pessoa deixa de fazer o chato e passa a fazer o que é preciso, que quase sempre é atender melhor os clientes ou cobrar o que está pendente. Se o seu plano é reduzir pessoal, também não lhe vou mentir: dependerá de que percentagem do posto era teclar. Mas convém dizê-lo antes de começar, porque a equipa dá-se conta e a automatização precisa que colaborem.
E se a automatização se enganar?
Engana-se, mais tarde ou mais cedo. Por isso tudo o que monto leva três coisas: um registo do que fez e quando, um aviso quando algo não encaixa em vez de seguir adiante, e um passo final de revisão humana no que toca a dinheiro. O perigoso não é que falhe, é que falhe em silêncio.
Tenho um programa antigo que não se liga a nada.
Acontece muito, e às vezes pode-se mesmo assim. Há três vias: se o programa exporta para Excel ou CSV, isso basta; se tiver base de dados acessível, lê-se de lá; e se não houver nada, resta automatizar o que está em volta e deixar esse programa como ilha. O que não vou fazer é vender-lhe uma integração impossível. Diga-me qual é e vejo-o antes de orçamentar.
Quanto custa e quanto tempo leva?
Um processo concreto e bem delimitado costuma estar entre as duas e as quatro semanas. O preço depende de quantos sistemas houver que mexer, por isso começo com uma análise curta e de custo fixo que termina com um orçamento fechado por escrito. Se a poupança que sai da calculadora acima não pagar esse orçamento em menos de um ano, recomendo-lhe que não o faça.
Os dados do meu negócio acabam nas mãos de uma IA?
Só o que for imprescindível para a tarefa, e digo-lhe exatamente o quê. Quando há que usar um modelo, trabalho com fornecedores que não treinam com os dados dos seus clientes pagos, e para o sensível pode usar-se um modelo que corra no seu próprio servidor, embora saia mais caro. E muitas vezes a resposta é que não faz falta IA nenhuma, com o que o problema desaparece.
Quem o mantém depois?
As automatizações avariam quando o programa da outra ponta muda algo, e isso acontece um par de vezes por ano. Vai com um mês de ajustes incluído e, se quiser, manutenção mensal que cobre vigiá-lo e arranjá-lo. Sem manutenção também funciona, mas o dia em que se avariar vai vê-lo antes de mim — por isso os avisos são parte da montagem.
Só tenho uma tarefa pequena. Vale a pena incomodá-lo?
Sim, e de facto é a melhor forma de começar. Uma automatização pequena que funciona vale mais do que um plano grande que nunca arranca, e serve para comprovar se nos entendemos a trabalhar antes de nos metermos em algo grande.
Vamos falar
Conte-me o que se faz à mão
Não é preciso que saiba como se resolve. Basta que me descreva a tarefa, quem a faz e quanto tempo leva, e já lhe posso dizer se se automatiza e por onde começar.